Thủ tục thành lập văn phòng đại diện là bước quan trọng giúp doanh nghiệp mở rộng phạm vi hoạt động và phát triển thị trường mới. Với những quy định mới nhất, quá trình này đã được tối ưu hóa để tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp. Qua bài viết dưới đây, Luật Đoàn Gia sẽ cung cấp thông tin chi tiết về các quy định, hồ sơ cần chuẩn bị, và quy trình thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện theo pháp luật hiện hành.
1. Văn phòng đại diện là gì?
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có chức năng đại diện theo ủy quyền để bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp. Văn phòng đại diện này không thực hiện hoạt động kinh doanh hoặc phát sinh doanh thu mà chỉ được sử dụng để đại diện cho công ty trong việc thực hiện các giao dịch kinh doanh, tiếp thị sản phẩm, cung cấp dịch vụ hay là để duy trì mối quan hệ với khách hàng tại một vị trí cụ thể.
2. Chức năng của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện thường có các chức năng chính sau:
- Đại diện pháp lý: Văn phòng đại diện được sử dụng để thay mặt công ty thực hiện các thủ tục pháp lý, ký kết hợp đồng và giao dịch theo quy định pháp luật.
- Tạo mối quan hệ với khách hàng: Xây dựng, duy trì mối quan hệ với khách hàng, giải đáp thắc mắc và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
- Nghiên cứu thị trường: Thu thập thông tin về xu hướng, nhu cầu địa phương để hỗ trợ điều chỉnh chiến lược kinh doanh.
- Hỗ trợ quản lý: Cung cấp dữ liệu và thông tin về hoạt động kinh doanh tại địa phương cho doanh nghiệp.
- Giải quyết vấn đề địa phương: Xử lý các vấn đề liên quan đến pháp luật, văn hóa hoặc quy định kinh doanh tại địa phương.
3. Trình tự, thủ tục thành lập văn phòng đại diện
4.1. Chuẩn bị giấy tờ, hồ sơ
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện theo gồm những tài liệu sau đây:
- Thông báo thành lập văn phòng đại diện;
- Biên bản họp và quyết định chủ sở hữu công ty/chủ tịch hội đồng thành viên/chủ tịch đại hội đồng cổ đông công ty về việc thành lập văn phòng đại diện;
- Bản sao chứng thực Giấy tờ pháp lý cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Hợp đồng ủy quyền hoặc giấy ủy quyền cá nhân/tổ chức đại diện thực hiện thành lập văn phòng đại diện;
4.2. Nộp hồ sơ thành lập qua Cổng thông tin điện tử quốc gia
- Doanh nghiệp tiến hành đăng ký tài khoản kinh doanh (trong trường hợp chưa có tài khoản đăng ký kinh doanh và đăng ký lần đầu) tại website https://dangkykinhdoanh.gov.vn
- Doanh nghiệp nhập thông tin doanh nghiệp thành lập Văn phòng đại diện trên tài khoản;
- Doanh nghiệp tiến hành scan hồ sơ dạng pdf rồi gắn lên tài khoản và ấn nộp hồ sơ vào phòng đăng ký kinh doanh
4.3. Phòng đăng ký kinh doanh xét duyệt hồ sơ
Sau khi hồ sơ được nộp, trong thời gian 3 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT sẽ xét duyệt hồ sơ và phản hồi kết quả:
- Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện;
- Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT sẽ ra thông báo về việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Sau khi chỉnh sửa, bổ sung, doanh nghiệp tiến hành nộp lại hồ sơ.
4.4. Nhận Giấy chứng nhận thành đăng ký Văn phòng đại diện
Hồ sơ sau khi được chấp nhận hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cấp giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.
5. Một số lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện
5.1. Về thời hạn thực hiện thủ tục thành lập
Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày quyết định lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo lập văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh.
5.2. Quy đinh về thuế môn bài của văn phòng đại diện
- Theo Nghị định 139/2016 của Chính phủ có hiệu lực từ 01/01/2017 quy định về lệ phí môn bài thì văn phòng đại diện có hoạt động sản xuất, kinh doanh phải thực hiện kê khai nộp thuế môn bài với mức 1.000.000 đồng/năm.
- Tuy nhiên, theo Công văn số 658/TCT-CS của Tổng cục thuế có nêu Văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài theo quy định.
Theo quy định của pháp luật thì văn phòng đại diện không được hoạt động sản xuất kinh doanh, Theo đó, văn phòng đại diện không phải nộp thuế môn bài.
5.3. Đối với thuế thu nhập cá nhân của văn phòng đại diện
Theo quy định Điều 24, Thông tư số 111/2013/TT-BTC, văn phòng đại diện có trách nhiệm trong việc nộp thuế từ phần thu nhập tiền công, tiền lương của nhân viên làm việc tại văn phòng.
5.4. Đóng bảo hiểm xã hội cho nhân sự của văn phòng đại diện
Người lao động làm việc tại văn phòng đại diện của doanh nghiệp, nhưng thực chất là ký hợp đồng lao động với doanh nghiệp, nên người lao động phải tham gia bảo hiểm xã hội tại cơ quan bảo hiểm xã hội nơi doanh nghiệp có trụ sở chính.
——/——
Trên đây là toàn bộ nội dung “Quy định mới nhất về thủ tục thành lập văn phòng đại diện” do Luật Đoàn Gia chia sẻ. Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn.
Luật Đoàn Gia – Điểm sáng pháp luật. Hotline: 0984296868
.
