Có bắt buộc phải chuyển khoản khi trả lương từ 5 triệu hay không là điều nhiều doanh nghiệp băn khoăn trong quá trình chi trả lương cho người lao động gần đây.
Xét theo pháp luật lao động, hình thức trả lương do các bên thỏa thuận. Tuy nhiên, từ ngày 01/01/2026, theo quy định của pháp luật thuế, khoản chi trả lương từ 5 triệu đồng trở lên cho mỗi lần thanh toán chỉ được tính là chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp nếu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Như vậy, không bắt buộc doanh nghiệp phải trả lương từ 5 triệu bằng hình thức chuyển khoản nhưng khoản thanh toán tiền mặt từ 5 triệu sẽ không được tính là chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
1. Quy định của pháp luật lao động về hình thức trả lương
Theo Điều 96 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có trách nhiệm trả lương cho người lao động theo một trong các hình thức sau:
- Trả bằng tiền mặt; hoặc
- Trả thông qua tài khoản cá nhân của người lao động mở tại ngân hàng.
Hình thức trả lương do hai bên thỏa thuận và được ghi nhận trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế trả lương của doanh nghiệp. Pháp luật lao động hiện hành không quy định ngưỡng tiền lương cụ thể mà tại đó doanh nghiệp buộc phải trả lương qua tài khoản ngân hàng.
Như vậy, xét riêng theo quy định của Bộ luật Lao động, việc trả lương từ 5 triệu đồng bằng chuyển khoản không bắt buộc
2. Quy định của pháp luật thuế về các khoản chi trả từng lần từ 5 triệu
Căn cứ điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP về các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN như sau:
Các khoản chi có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên cho mỗi lần thanh toán chỉ được tính là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nếu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Khoản chi trả tiền lương, tiền công cho người lao động được coi là một khoản chi phí của doanh nghiệp, do đó cũng phải đáp ứng điều kiện nêu trên để được tính vào chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế. Trường hợp doanh nghiệp trả lương từ 5 triệu đồng trở lên cho mỗi lần chi trả nhưng thanh toán bằng tiền mặt, khoản chi này sẽ không được tính là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
3. Xác định khoản chi “từ 5 triệu đồng trở lên” theo lần chi trả
Một điểm cần lưu ý là ngưỡng 5 triệu đồng được xác định theo từng lần thanh toán, không căn cứ vào tổng thu nhập của người lao động trong tháng.
Ví dụ:
Doanh nghiệp trả lương 1 lần/tháng với số tiền 12 triệu đồng: đây là một lần thanh toán trên 5 triệu đồng, cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu muốn tính chi phí được trừ khi nộp thuế TNDN.
Doanh nghiệp trả lương làm hai đợt trong tháng, mỗi đợt 4 triệu đồng và 8 triệu đồng:
Đợt chi trả 8 triệu đồng phải đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế.
4. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để trả lương đúng quy định và hạn chế rủi ro về thuế
Để bảo đảm vừa tuân thủ pháp luật, vừa tránh rủi ro không được khấu trừ thuế, doanh nghiệp nên:
- Thực hiện trả lương qua tài khoản ngân hàng đối với các khoản từ 5 triệu đồng trở lên cho mỗi lần thanh toán.
- Ghi nhận rõ hình thức trả lương trong hợp đồng lao động hoặc quy chế tiền lương.
- Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, bao gồm:
– Hợp đồng lao động/Phụ lục quy định mức lương, kỳ trả lương, hình thức trả lương.
– Quy chế lương, thưởng/Thang bảng lương (nếu có), quy trình tính lương.
– Bảng chấm công, bảng tính lương, bảng thanh toán lương có ký xác nhận theo quy trình nội bộ.
– Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: ủy nhiệm chi/lệnh chuyển, sao kê ngân hàng thể hiện đúng người nhận – đúng số tiền – đúng nội dung “trả lương tháng…/2026”.
– Hồ sơ liên quan đến khấu trừ, kê khai thuế
Câu hỏi thường gặp về việc doanh nghiệp trả lương từ 5 triệu đồng
1) Trả lương từ 5 triệu bằng tiền mặt có bị phạt không?
Không có quy định xử phạt khi chi trả lương bằng tiền mặt. Doanh nghiệp có thể gặp rủi ro về thuế nếu không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
2) Ngưỡng 5 triệu có áp dụng cho tất cả doanh nghiệp không?
Ngưỡng này đang được áp dụng cho tất cả doanh nghiệp để xác định chi phí được trừ khi nộp thuế TNDN theo văn bản hướng dẫn và hướng dẫn mới nhất từ cơ quan thuế.
3) Chuyển khoản qua tài khoản của người thân người lao động có được không?
Nên chuyển lương đúng tài khoản đứng tên người lao động (khớp với thông tin trong HĐLĐ/bảng lương) để tránh tranh chấp và gặp rủi ro chứng minh chi phí được trừ khi nộp thuế TNDN.
